Prozessautomatisierung ist die leiseste Superkraft im Mittelstand. Jede Stunde, die sich ein Mitarbeiter nicht mehr mit Copy-Paste zwischen Systemen beschäftigt, ist eine Stunde, die in Wertschöpfung fließt — oder in Feierabend. Wir bauen seit über 5 Jahren Automatisierungen, die sich nicht anfühlen wie Bürokratie, sondern wie Erleichterung.
Was Automatisierung im Arbeitsalltag konkret bedeutet
- Reports, die sich jeden Morgen um 6 Uhr von selbst erstellen und in Ihrem Postfach landen
- Bestellungen im Webshop werden automatisch in Ihr ERP übertragen, ohne dass jemand tippt
- Eingehende Rechnungen werden via OCR ausgelesen und als Vorgang im Buchhaltungssystem angelegt
- Lieferscheine werden beim Wareneingang gescannt, Bestand wird im ERP aktualisiert — in Echtzeit
- Mahnwesen läuft vollautomatisch nach definierter Eskalationsstufe
- Mitarbeiter-Onboarding: ein Formular erstellt automatisch Mail-Account, ERP-User, VPN-Zugang, Ticket-Zugänge
Bereiche, in denen wir regelmäßig automatisieren
Verkauf & Auftragsabwicklung
Vom eingehenden Webshop-Auftrag bis zur fertigen Rechnung — jeder Zwischenschritt, der früher ein Abtippen war, wird zu einem automatischen Datenfluss. Typische Tools: Zapier/Make für einfache Cases, eigene Python/.NET-Integration für komplexere.
Reporting & Controlling
Statt wöchentlicher Excel-Arbeit: eine Pipeline, die Daten aus ERP, Webshop, CRM und Marketing aggregiert und als Dashboard bereitstellt. Power BI, Grafana oder selbstgebaute Web-Dashboards — je nach Budget und Anforderungen.
Buchhaltung & Finance
Belegerkennung per OCR, automatisches Kontieren, Export zum Steuerberater — spart dem Buchhalter oft 30–50 % der Zeit. Funktioniert mit BMD, DATEV, Sage, RZL, Lexware.
Logistik & Versand
Versanddienstleister-APIs (DPD, GLS, Post, DHL) integrieren — Label drucken, Tracking-Infos empfangen, dem Kunden automatisch senden. Bei höherem Volumen oft einer der größten ROI-Quellen.
Produktionssteuerung
Aufträge werden aus ERP an Maschinen/MES übertragen, Fertigungsstati fließen zurück, Produktionskennzahlen landen im Dashboard. Rüstzeiten messbar machen, Engpässe früh erkennen.
HR & interne Prozesse
Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen, Onboarding, Offboarding — digitale Workflows statt Papier-Laufzettel. Oft schnell umgesetzt, hoher Akzeptanz-Gewinn.
Unser Technologie-Mix
- Zapier / Make (Integromat): für einfache A→B-Automatisierungen, schnell, günstig. Aber begrenzt, wenn’s komplex wird.
- n8n: Open-Source-Alternative, self-hostable, DSGVO-freundlich.
- Python (FastAPI, Celery, Airflow): für komplexere Pipelines, Datentransformation, Scheduler.
- .NET (Hangfire, Workflow Core): für Enterprise-Umgebungen mit Windows-Affinität.
- Docker + Kubernetes: wenn’s skalieren muss.
Welche Lösung passt, hängt vom konkreten Fall ab — nicht jede Automatisierung braucht Enterprise-Architektur, und nicht jede ist mit Zapier gut aufgehoben.
So fangen wir an
- Schmerzpunkt-Mapping: Welche wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten gibt es? Welche kosten am meisten Zeit?
- Priorisierung nach ROI: Was bringt den größten Hebel für den geringsten Aufwand? Dort anfangen.
- Pilot: Eine Automatisierung wird gebaut, in Produktion gebracht, gemessen. Dauer typisch 2–8 Wochen.
- Auswertung: Wie viel Zeit wurde eingespart? Was funktioniert, was nicht? Welche Automatisierung nehmen wir als nächstes?
- Skalierung: nach und nach ein Prozess nach dem anderen — bis die Automatisierung zum Grundrauschen wird, nicht mehr zum „Projekt“.
Referenzprojekt: Tages-Reporting aus SQL + Webshop
Ein Druckereibetrieb mit 60 Mitarbeitern brauchte jeden Morgen ein konsolidiertes KPI-Report aus SQL-Server (interne Produktionsdaten) und Webshop (Online-Bestellungen). Bisher baute der Controller das jeden Tag manuell — etwa 45 Minuten Arbeit.
Was wir gebaut haben: Eine Python-Pipeline, die um 07:30 Uhr startet, Daten aus beiden Quellen holt, aggregiert, als PDF-Report und als HTML-Mail an einen Verteiler schickt. Inklusive Ausnahme-Alarme, wenn Werte auffällig sind.
Ergebnis: 45 Min täglich × 220 Arbeitstage = 165 h/Jahr eingesparter Controller-Arbeitszeit. Projektkosten: 6.800 €. ROI in < 4 Monaten.
Was Prozessautomatisierung realistisch kostet
- Kleine Einzel-Automatisierung: 1.500 – 5.000 €
- Mittlere Pipeline (mehrere Systeme, Transformation): 6.000 – 20.000 €
- Umfassendes Automatisierungsprogramm (mehrere Prozesse, Monitoring): 25.000 – 80.000 €
Häufige Fragen
Muss unser IT-Team Python / .NET können?
Nein. Wir bauen die Automatisierung, dokumentieren sie, übergeben Betrieb und Wartung. Für den Alltag muss niemand bei Ihnen Code lesen — außer Sie wollen später selbst weiterentwickeln.
Was, wenn unsere Daten an verschiedenen Orten liegen?
Normalfall. Unsere Automatisierungen arbeiten häufig mit 3–6 Datenquellen gleichzeitig (ERP, CRM, Webshop, Dateisystem, E-Mail, externe APIs). Genau das ist der Punkt — die Systeme zu verbinden, damit Daten automatisch fließen.
Was, wenn sich unsere Prozesse in 2 Jahren ändern?
Gute Automatisierungen sind anpassbar. Wir bauen sie modular: ändert sich der Webshop, tauschen wir den Webshop-Adapter aus, Rest bleibt. Teures Re-Development ist selten nötig.
Wir haben ein spezielles Legacy-System ohne API. Geht da was?
Fast immer ja. Auch bei „API-losen“ Systemen gibt’s Wege: Screen-Scraping, ODBC-Zugriff, Datei-Export, Datenbank-Direktzugriff. Wir schauen uns das im Workshop an.
Verwandte Themen: Digitalisierung im Mittelstand · KI-Lösungen · ERP-Integration
Lust, kurz drüber zu reden?
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich — 30 Minuten, in denen wir Ihre Situation anhören und eine erste Einschätzung geben. Kein PowerPoint, kein Verkaufspitch, kein Druck.