Prozessautomatisierung ist der stillste Produktivitätshebel im Unternehmen. Jede Stunde, die Ihr Team nicht mehr mit Copy-Paste zwischen Systemen verbringt, fließt in Wertschöpfung. Wir bauen seit über 5 Jahren Automatisierungen, die im Alltag zuverlässig laufen — und sich für die Anwender wie eine Erleichterung anfühlen, nicht wie zusätzliche Bürokratie.
Was Automatisierung im Arbeitsalltag konkret bedeutet
- Reports, die sich jeden Morgen um 6 Uhr von selbst erstellen und in Ihrem Postfach landen
- Bestellungen im Webshop werden automatisch in Ihr ERP übertragen, ohne dass jemand tippt
- Eingehende Rechnungen werden via OCR ausgelesen und als Vorgang im Buchhaltungssystem angelegt
- Lieferscheine werden beim Wareneingang gescannt, Bestand wird im ERP aktualisiert — in Echtzeit
- Mahnwesen läuft vollautomatisch nach definierter Eskalationsstufe
- Mitarbeiter-Onboarding: ein Formular erstellt automatisch Mail-Account, ERP-User, VPN-Zugang, Ticket-Zugänge
Bereiche, in denen wir regelmäßig automatisieren
Verkauf & Auftragsabwicklung
Vom eingehenden Webshop-Auftrag bis zur fertigen Rechnung — jeder Zwischenschritt, der früher ein Abtippen war, wird zu einem automatischen Datenfluss. Typische Tools: Zapier/Make für einfache Cases, eigene Python/.NET-Integration für komplexere.
Reporting & Controlling
Statt wöchentlicher Excel-Arbeit: eine Pipeline, die Daten aus ERP, Webshop, CRM und Marketing aggregiert und als Dashboard bereitstellt. Power BI, Grafana oder selbstgebaute Web-Dashboards — je nach Budget und Anforderungen.
Buchhaltung & Finance
Belegerkennung per OCR, automatisches Kontieren, Export zum Steuerberater — spart dem Buchhalter oft 30–50 % der Zeit. Funktioniert mit DATEV, Sage, lexoffice, sevdesk und allen gängigen Buchhaltungs-Systemen mit API.
Logistik & Versand
Versanddienstleister-APIs (DPD, GLS, Post, DHL) integrieren — Label drucken, Tracking-Infos empfangen, dem Kunden automatisch senden. Bei höherem Volumen oft einer der größten ROI-Quellen.
Produktionssteuerung
Aufträge werden aus ERP an Maschinen/MES übertragen, Fertigungsstati fließen zurück, Produktionskennzahlen landen im Dashboard. Rüstzeiten messbar machen, Engpässe früh erkennen.
HR & interne Prozesse
Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen, Onboarding, Offboarding — digitale Workflows statt Papier-Laufzettel. Oft schnell umgesetzt, hoher Akzeptanz-Gewinn.
Unser Technologie-Mix
- Zapier / Make (Integromat): für einfache A→B-Automatisierungen, schnell, günstig. Aber begrenzt, wenn’s komplex wird.
- n8n: Open-Source-Alternative, self-hostable, DSGVO-freundlich.
- Python (FastAPI, Celery, Airflow): für komplexere Pipelines, Datentransformation, Scheduler.
- .NET (Hangfire, Workflow Core): für Enterprise-Umgebungen mit Windows-Affinität.
- Docker + Kubernetes: wenn’s skalieren muss.
Welche Lösung passt, hängt vom konkreten Fall ab — nicht jede Automatisierung braucht Enterprise-Architektur, und nicht jede ist mit Zapier gut aufgehoben.
So fangen wir an
- Schmerzpunkt-Mapping: Welche wiederkehrenden manuellen Tätigkeiten gibt es? Welche kosten am meisten Zeit?
- Priorisierung nach ROI: Was bringt den größten Hebel für den geringsten Aufwand? Dort anfangen.
- Pilot: Eine Automatisierung wird gebaut, in Produktion gebracht, gemessen. Dauer typisch 2–8 Wochen.
- Auswertung: Wie viel Zeit wurde eingespart? Was funktioniert, was nicht? Welche Automatisierung nehmen wir als nächstes?
- Skalierung: nach und nach ein Prozess nach dem anderen — bis die Automatisierung zum Grundrauschen wird, nicht mehr zum „Projekt“.
Referenzprojekt: Tages-Reporting aus SQL + Webshop
Ein Druckereibetrieb mit 60 Mitarbeitern brauchte jeden Morgen einen konsolidierten KPI-Report aus SQL Server (interne Produktionsdaten) und Webshop (Online-Bestellungen). Bisher baute der Controller diesen Report jeden Tag manuell — etwa 45 Minuten Arbeit.
Was wir gebaut haben: Eine Python-Pipeline, die um 06:00 Uhr startet, Daten aus beiden Quellen holt, aggregiert und als HTML-Mail mit PDF-Report an einen Verteiler schickt. Inklusive Ausnahme-Alarme, wenn Werte auffällig sind.
Ergebnis: 45 Min täglich × 220 Arbeitstage = rund 165 Stunden pro Jahr eingesparte Controller-Arbeitszeit. Projektkosten: 6.800 €. ROI in unter 4 Monaten. Zur ausführlichen Case-Study →
Was Prozessautomatisierung realistisch kostet
- Kleine Einzel-Automatisierung: 1.500 – 5.000 €
- Mittlere Pipeline (mehrere Systeme, Transformation): 6.000 – 20.000 €
- Umfassendes Automatisierungsprogramm (mehrere Prozesse, Monitoring): 25.000 – 80.000 €
Häufige Fragen
Muss unser IT-Team Python / .NET können?
Nein. Wir bauen die Automatisierung, dokumentieren sie, übergeben Betrieb und Wartung. Für den Alltag muss niemand bei Ihnen Code lesen — außer Sie wollen später selbst weiterentwickeln.
Was, wenn unsere Daten an verschiedenen Orten liegen?
Normalfall. Unsere Automatisierungen arbeiten häufig mit 3–6 Datenquellen gleichzeitig (ERP, CRM, Webshop, Dateisystem, E-Mail, externe APIs). Genau das ist der Punkt — die Systeme zu verbinden, damit Daten automatisch fließen.
Was, wenn sich unsere Prozesse in 2 Jahren ändern?
Gute Automatisierungen sind anpassbar. Wir bauen sie modular: ändert sich der Webshop, tauschen wir den Webshop-Adapter aus, Rest bleibt. Teures Re-Development ist selten nötig.
Wir haben ein spezielles Legacy-System ohne API. Geht da was?
Fast immer ja. Auch bei „API-losen“ Systemen gibt’s Wege: Screen-Scraping, ODBC-Zugriff, Datei-Export, Datenbank-Direktzugriff. Wir schauen uns das im Workshop an.
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Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen
Im kostenlosen Erstgespräch (rund 30 Minuten) sehen wir uns Ihre Ausgangslage an und geben eine ehrliche erste Einschätzung zu Machbarkeit, Aufwand und sinnvollen nächsten Schritten — unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.