Rechnungen, Lieferscheine, Verträge — Dokumente halten Ihr Geschäft zusammen, werden aber oft noch abgetippt. KI liest sie aus, prüft sie und übergibt sie an Ihr ERP.
Wo sich Automatisierung lohnt
- EingangsrechnungenLieferant, Datum, Beträge, Konten erkannt und an DATEV, Sage, lexoffice oder sevdesk übergeben.
- LieferscheineWareneingang erfasst, Bestände live aktualisiert.
- BestellbestätigungenMit der Bestellung abgeglichen, Abweichungen markiert.
- VerträgeLaufzeiten und Fristen extrahiert, ein Dashboard warnt rechtzeitig.
- AnfragenKlassifiziert und an die richtige Person geroutet.
- Zertifikate & PrüfberichteWerte ins QM-System, Alarm bei Auffälligkeiten.
So funktioniert es
- ErfassungPer E-Mail, Upload, Scan oder API.
- OCR + KIFelder werden strukturiert erkannt — auch bei schwierigen Layouts.
- PrüfungPlausibilitätschecks, bei Unsicherheit ein Vorschlag an einen Menschen.
- BuchungIns ERP, Buchhaltungssystem oder DMS.
Stärken und Grenzen
Stark: Standardbelege (90–95 % Erkennung), mehrsprachige Dokumente, Tabellen, Handschrift. Grenzen: sehr individuelle Branchendokumente brauchen Beispiele, bei sicherheitskritischen Verträgen bleibt die Freigabe beim Menschen, sehr schlechte Scans brauchen Vorverarbeitung.
Referenz: Eingangsrechnungs-Pipeline
Handelsunternehmen, ca. 800 Rechnungen pro Monat, bisher rund 40 Stunden reine Tipp-Arbeit. Rechnungen kommen per Mail oder Upload, die KI schlägt die Kontierung vor, der Mitarbeiter prüft und bucht.
- 3 Min → 25 Sek. Erfassungszeit pro Rechnung
- ~30 h/Monat eingespart
- Halbierte Fehlerrate
Häufige Fragen
Brauchen wir neue Scanner?
Nein. Vorhandene Multifunktionsgeräte, Smartphone-Scans und PDF-Eingänge per Mail reichen.
Wie ist das mit dem Datenschutz?
Bei sensiblen Bereichen empfehlen wir lokale OCR und lokale Modelle — keine Daten verlassen Ihr Netzwerk. Sonst EU-gehostete APIs.
Was, wenn die KI sich unsicher ist?
Unsichere Werte werden markiert, der Mensch bestätigt mit einem Klick. Die Korrekturen verbessern die Erkennung laufend.
Müssen wir alle bisherigen Prozesse umstellen?
Nein. Wir docken an Ihre bestehenden Workflows an. Mitarbeiter sehen weiterhin die ihnen vertrauten Oberflächen — nur die Tipp-Arbeit verschwindet.
Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen
30 Minuten kostenloses Erstgespräch: eine ehrliche Einschätzung zu Machbarkeit und nächsten Schritten — unverbindlich.