iOS-Praxis-App: Termine, Patienten & Honorare in einer Hand

Gesundheit · 2025

Drei Tools, ein Papierkalender, zwei Excel-Listen — und am Monatsende ein verlorener Abend für die Honorarnoten. Eine native iOS-App später läuft alles über das iPhone.

Die Ausgangssituation

Eine selbstständige Physiotherapeutin im Innviertel — Einzelunternehmerin, keine Angestellten, alles in einer Hand: Behandlungen, Termine, Patientenakten, Abrechnung. Drei parallele Tools waren über die Jahre zusammengewachsen: ein Online-Kalender für Termine, eine Excel-Datei für Patienten­stamm­daten, ein Word-Template für Honorarnoten. Am Ende des Monats: ein verlorener Abend, um die Honorarnoten zusammen­zufügen. Termine konnten unterwegs nur unzuverlässig verschoben werden.

Konkreter Anstoß: an einem Sonntagabend, als sie zum zweiten Monat in Folge bis nach Mitternacht am Küchentisch saß, um die Honorarnoten aus drei Quellen zusammen­zutragen — und dabei feststellte, dass eine Behandlung im Vormonat zweimal abgerechnet worden war, eine andere gar nicht. Da war klar: das Setup hindert sie, statt sie zu unterstützen.

Unser Vorgehen

Eine PWA war hier nicht ideal: Patientendaten gehören sensibel verarbeitet, lokale Verschlüsselung auf dem Gerät, biometrischer Schutz vor neugierigen Blicken. Außerdem wollte die Inhaberin ohne Internet im Behandlungszimmer arbeiten können. Native iOS war damit gesetzt.

Synchronisation zwischen iPhone (mobil) und iPad (Praxis) per CloudKit — Daten bleiben in der Apple-Welt der Inhaberin, kein Server bei uns, kein Drittanbieter. Honorarnoten als PDF werden direkt aus der Behandlungsplanung generiert.

Die Lösung

• Tagesplan mit Drag-&-Drop — Termine verschieben in Sekunden statt Minuten
• Patienten-Stammdaten mit Behandlungsverlauf, Notizen, Therapie-Plan
• Honorarnoten direkt aus dem Termin — PDF mit einem Tap, fertig zum Abschicken
• iCloud-Sync zwischen iPhone und iPad — keine eigenen Server
• Push-Erinnerungen für Patienten 24 h vor Termin (optional)
• FaceID-Schutz beim App-Start, weil das iPhone auch mal liegen bleibt

Das Ergebnis

• Honorarnoten-Erstellung am Monatsende: von ca. 3 Stunden auf 20 Minuten
• Doppel- oder Nicht-Abrechnungen: in 8 Monaten Live-Betrieb keine einzige
• Termin­verschiebungen unterwegs: jetzt 1-Tap, vorher 2–4 Minuten Anruf
• Patienten-No-Shows: durch automatische Push-Erinnerung 24 h vorher von 11 % auf 4 %
• Praxis-Umsatz Q1 nach Go-Live: +6,8 % bei gleicher Behandlungsstundenzahl (weniger No-Shows + sauber abgerechnete Behandlungen)
• Inhaberin nach 4 Monaten: „Ich habe das Gefühl, eine zweite Mitarbeiterin eingestellt zu haben“

Was wir technisch besonders gemacht haben

Strikte DSGVO-Architektur: Patientendaten verlassen niemals die iCloud-Region der Inhaberin. Kein Backend, kein Telemetry-Sammeln. Lokale Verschlüsselung mit FileProtection, biometrischer Lockscreen für sensible Bereiche. App ist als Single-Practice-App designed — keine Mehr-Praxis-Hochskalierung, weil das die Privacy-Story zerstören würde. PDF-Generation läuft komplett auf dem Gerät via PDFKit, also auch offline.

„Ich habe das Gefühl, eine zweite Mitarbeiterin eingestellt zu haben."— Inhaberin, Physiotherapie-Praxis Innviertel