Auftragsportal: Echtzeit-Status zwischen Fertigung und Kunde

Maschinenbau · 2024

Wenn 15–20 Status-Anrufe pro Tag die Produktion ausbremsen, ist nicht das Telefon das Problem — sondern die fehlende Brücke zwischen ERP und Kunde.

Die Ausgangssituation

Ein Hersteller von Sondermaschinen mit rund 80 Mitarbeitern hatte ein klassisches Problem: Kunden konnten den Auftragsstatus ausschließlich per Telefon erfragen. 15–20 Anrufe pro Tag landeten in der Produktion — bei Leuten, die eigentlich Maschinen bauen sollten. Die Antwortqualität war abhängig davon, wer gerade am Telefon war. Daten gab es im ERP, aber zugänglich nur für Eingeweihte.

Der Auslöser war konkret: in der Auftragsbestätigungs-Phase eines 380.000-€-Auftrags hatte der Kunde dreimal hintereinander unterschiedliche Liefertermine bekommen — je nachdem, wen er erwischt hatte. Vertrauen war angekratzt. Die Geschäftsführung wollte das Thema ein für alle Mal aus der Welt schaffen.

Unser Vorgehen

Statt großem Konzept zuerst zwei halbe Tage vor Ort: mit dem Innendienst, der Fertigungssteuerung und dem ERP-Verantwortlichen verstehen, welche Felder eigentlich gebraucht werden. Ergebnis: 5 Datenpunkte sind zu rund 80 % der Anrufe verantwortlich. Auf die haben wir uns fokussiert, statt 30 Felder „weil’s geht“ abzubilden.

Architektur: schlanker .NET-Service liest die ERP-Daten kontrolliert (Read-Only) und cached sie in einer eigenen SQL-Server-DB. Angular-Frontend zieht Live-Updates per SignalR. So bleibt das ERP komplett unbelastet.

Die Lösung

• Login-Bereich pro Kunde — sieht nur die eigenen Aufträge, nichts darüber hinaus
• Auftragsliste mit Echtzeit-Status — Bereit, In Arbeit, Versendet, Geliefert
• Liefertermine sichtbar inkl. Verschiebungs-Historie — wenn sich was tut, sieht’s der Kunde sofort
• Lieferschein- und Rechnungs-PDFs — abrufbar ohne Mailwege
• Mobile-optimiert — geprüft, wo der Kunde wirklich nachschaut: meist am Handy in der Werkshalle

Bewusst keine Push-Notifications: der Geschäftsführer wollte verhindern, dass Kunden bei jedem Stati-Wechsel ein Alarm aufs Handy bekommen. Bei Lieferterminverschiebungen >48 h gibt es eine ruhige E-Mail, mehr nicht.

Das Ergebnis

• Status-Anrufe in der Produktion: von 15–20/Tag auf 3–5/Tag — etwa 75 % weniger Unterbrechungen
• Innendienst-Zeit zurückgewonnen: ca. 6 Stunden pro Woche, die jetzt in Beratung und Angebotsqualität fließen
• Portal-Nutzung: 78 % der aktiven B2B-Kunden loggen sich mindestens 1×/Woche ein
• Kunden-Feedback nach 3 Monaten: „endlich sehen wir, was los ist“
• ROI: nach 8 Monaten allein durch eingesparte Innendienst-Zeit

Was wir technisch besonders gemacht haben

Lese-Schicht zum ERP wurde so gebaut, dass das Portal auch dann läuft, wenn das ERP gerade gewartet wird. Cache-Invalidierung über ERP-Hooks, kein Polling. Authentifizierung via Microsoft Entra ID, weil der Kunde den Identitätsspeicher schon hatte. Audit-Log jeder Datenabfrage — falls jemals nachzuvollziehen ist, wer welche Auftragsdaten wann gesehen hat.

„Endlich sehen wir und unsere Kunden dieselben Zahlen."— Geschäftsführer, Maschinenbauer Oberösterreich